Filipe Alberto de Oliveira Santos

Profissional Administrativo & Executivo

🇵🇹 🇬🇧

Nacionalidade: Portuguesa
Data de Nascimento: 21/02/1980

Resumo

Profissional administrativo e executivo experiente e proativo com uma sólida formação em gestão documental, análise de dados e gestão de projetos. Atualmente, estou a aprofundar a minha experiência prática com conhecimento académico formal, na Licenciatura em Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação. Esta formação académica complementa a minha experiência de campo, uma combinação que me posiciona de forma única para enfrentar os desafios modernos da informação. Sou altamente qualificado na implementação de soluções digitais inovadoras, bem como na coordenação e motivação de equipas para apoiar a tomada de decisões estratégicas e a otimização da eficiência operacional. A minha abordagem é sempre orientada para a melhoria contínua e a adaptação a novos paradigmas.

Experiência Profissional

Gestor de Escritório

01/09/2023 – Presente

4LIFELAB - LABORATÓRIO COLABORATIVO | Porto, Portugal

  • Gerir todas as questões de manutenção do escritório, bens de consumo e a cadeia de suprimentos, garantindo a operacionalidade ininterrupta.
  • Supervisionar a gestão da agenda e dos compromissos da equipa de administração, otimizando a produtividade e a coordenação de tarefas.
  • Manter registos abrangentes de toda a correspondência recebida e enviada, garantindo a rastreabilidade e a organização do fluxo de informação.
  • Executar funções diárias de gestão de documentos e apoio administrativo, funcionando como um pilar essencial para o bom funcionamento do escritório.

Secretário Executivo do Conselho de Administração

06/2019 – Presente

UNIDADE LOCAL DE SAÚDE SÃO JOÃO, E.P.E. | Porto, Portugal

  • Analisar e produzir indicadores-chave de consumo e despesas, fornecendo dados vitais que sustentam as decisões em processos de contratação pública e de compras.
  • Prestar apoio administrativo e secretarial direto ao Conselho de Administração, garantindo um ambiente de trabalho confidencial e eficiente para os gestores.
  • Monitorizar a implementação de novos procedimentos internos, assegurando a conformidade e a adoção eficaz por toda a organização.
  • Gerir e arquivar todos os documentos oficiais, garantindo o controlo total sobre o ciclo de vida da documentação, desde a sua criação até à sua preservação segura.

Secretário da Direção da Unidade de Gestão Clínica Autónoma

06/2016 – 05/2019

UNIDADE LOCAL DE SAÚDE SÃO JOÃO, E.P.E. | Porto, Portugal

  • Coordenar uma equipa de 34 a 38 assistentes técnicos em três áreas distintas (Internamento, Exames e Consulta Externa), garantindo a alta qualidade e a pontualidade dos procedimentos, mesmo em ambientes de alta pressão.
  • Desenvolver e implementar soluções digitais inovadoras para otimizar os processos de recursos humanos, como a gestão de horários e a avaliação de desempenho, aumentando a eficiência e a transparência.
  • Prestar apoio estratégico e operacional direto aos líderes, contribuindo para a tomada de decisões mais fundamentadas e a melhoria contínua dos serviços.
  • Liderar a implementação de sistemas eficazes de gestão documental e processual, melhorando a acessibilidade e a organização dos recursos informativos para toda a equipa.

Formação e Treino

Licenciatura em Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação

ISCAP - Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto | 2024 - Presente

Gestão de Recursos Humanos

Universidade da Maia (ISMAI) | 2002

Competências e Certificações

Gestão de Projetos e Liderança

Experiência comprovada na coordenação de grandes equipas (34-38 membros), na implementação de projetos complexos e no apoio estratégico a líderes. A minha liderança foca-se em capacitar as equipas para atingir objetivos ambiciosos através da delegação eficaz e do incentivo à iniciativa individual.

Análise de Dados

Proficiência avançada no processamento e análise de dados para criar indicadores-chave de desempenho (KPIs) e relatórios executivos. Esta competência permite-me traduzir dados brutos em insights acionáveis, apoiando de forma decisiva a tomada de decisões estratégicas e a otimização de processos internos.

Gestão Documental e de Informação

Expertise profunda em todo o ciclo de vida do documento, incluindo gestão processual, arquivamento seguro e implementação de sistemas de gestão digital de informação. Tenho um foco especial em garantir que a informação é sempre acessível, segura e organizada, o que é fundamental para a agilidade de qualquer organização.

Proficiência em Software

Sólida proficiência em Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), conhecimento prático em ambientes Linux e Windows Server, e domínio de vários sistemas de gestão de documentos. Estas competências técnicas são a base para a minha capacidade de implementar e gerir soluções digitais.

Programação

Formação inicial em Programação Multiparadigma em Python. Este conhecimento básico permite-me compreender a lógica de desenvolvimento de software e interagir de forma mais eficaz com equipas de TI, além de me dar ferramentas para automatizar tarefas administrativas.

Idiomas

Português nativo. Inglês proficiente (C2 de leitura, B2 de fala e escrita), o que me permite comunicar eficazmente em ambientes internacionais. Conhecimentos básicos de espanhol e francês.

Certificações

Participação no XVIII Encontro de CTDI (2024), uma certificação que me mantém atualizado nas últimas tendências em Ciência e Tecnologia da Documentação e Informação. Além disso, possuo a Competência de Piloto de UAS (2021), demonstrando a minha aptidão para aprender e aplicar conhecimentos técnicos em áreas diversas e inovadoras.